Excel VBA業務効率化

あなたのExcel定型業務をVBAで効率化、省力化をお手伝いします。

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ExcelVBA業務効率化のお手伝い

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あなたのExcel定型業務を効率化してみませんか?

オフィスでいつもExcelで行っている様々な定型的な入力、集計業務の多くはVBAで自動化することができます。数十分かかっている作業も、ボタン一発の短い時間で終わらせることも可能ですから、その時間を節約できます。

それはわかっていても、どうやればいいかわからないし、プログラムやマクロを一から勉強してる時間はない。専門の業者に頼めば高額な費用が掛かる。などでとても手が出せない。

そんなあなたに低価格であなたの業務に合わせたマクロを作成いたします。

お問合せ、ご相談は無料です。

 

筆者プロフィール

某、事業所給食サービス会社で1989年から約20年シェフ兼マネージャーとして勤務。会社にコンピュータが導入される前から独学でプログラミングを習得し定型的な手書き帳票類をVBAで自動化。レシピ作成、献立栄養計算、食材発注等を自動化するソフトなど業務効率化ツールを開発してきました。

と言う訳で、給食関連施設(小規模老人保健施設、事業所給食施設等)での事業所運営に関する帳票作成業務の効率化に関して多少得意です。

興味のある方はぜひご相談ください。

 

作成例 連動する帳票類の一式自動化システム開発(ExcelVBA)50000円~
こちらは、相談ベースで作り上げるシステム開発で飛躍的に残業時間を低減する可能性があります。一定程度期間の関連データ作成、メンテナンス、機能追加を含みます。実績例
小規模老人保健施設での献立作成から栄養管理データの作成、保健所関連提出帳票作成、衛生関連帳票作成、掲示物の作成、食材発注業務、棚卸業務などの関連帳票を自動化するシステムを多数作成実績あります。

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2010年慢性腎不全、慢性閉塞性気管支炎を発症し病気治療のため早期退職。2013年週5回、一回6時間の長時間透析治療開始。以降現在に至る。透析治療の傍らブログ作成、VBAツール、Androidアプリ開発等を続けています。

問い合わせ、連絡先

業務効率化のお手伝いをいたします。お気軽にご相談ください。

メール: hayashi88434@gmail.com

 

 

 

システム開発費用の捻出

事業所運営の中で業務効率化を考えたとき、Excelを利用すれば効率よくシステムを作ることができますが、ある程度開発言語(VBA)の知識が必要になります。でも多少時間がかかりますから、忙しい仕事の合間を縫って一から勉強するにはちょっとハードルが高いかもしれません。

でも、頑張って勉強してみたいというときはぜひ当記事のエクセルVBAソフトをダウンロードしてコードをみて、勉強に役立ててください。

そして、ある程度の費用が確保できるなら、ぜひシステム開発をご相談ください。

メール: hayashi88434@gmail.com
では、具体的に開発費用を捻出するにはどうしたらいいでしょう。
それには、事業所運営の基本を理解する必要があります。
そんなの知らなくても、施設長にお願いすればいいんですという人は読み飛ばしてくれてOKです。
事業所の運営が、委託であろうが直営であろうが事業所運営の基本は同じです。
直営で中小規模な事業所の場合は、給食課の栄養士さんが厨房の責任者であることが多いと思います。
ここでは、その栄養士さんのために事業所運営の仕組みを知っていただき、どうやって開発費用を捻出したらいいのか理解していただきたいのです。

事業所とは

ここで言う事業所とは、例えば施設利用者100人くらいの老人保健施設があるとして、その施設利用者様に食事をを提供する業務(一般的に給食という)を施設側から依頼されて、その給食業務の運営を担当している給食委託会社の事業所という意味です。

直営でもそれは同じで、その施設内の厨房を含む給食施設その物のことを事業所と思ってください。

施設の給食部門の運営

事業所を運営する場合、給食サービス会社に業務を委託する委託方式と、施設が直接厨房専用の社員を雇用して運営する直営方式があります。

ここでは中小規模の(利用者数100人前後)の老人保健施設を例にしています。

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さて、それではその給食業務の運営にはどのくらいい費用が掛かるのかシミュレーションをしてみます。

委託業者側の考え方

筆者は長年、委託業者側に在籍していましたので委託業者側の考え方を中心にしてお話します。(直営の場合はあまりよく知りません。しかし、基本的な事業所運営は同じ考え方でいいと思います。)

委託会社が事業所を運営する場合の最初にクライアントとやり取りをするプロポーザルブックの中の運営収支を表したのが下図になります。

下図はあくまで一例です下

プロポーザル中で最も重要な収支部分の内容として、売り上げ部門に対して運営経費がどれだけかかるのか計算したものです。

上図の場合収支的に月間663,000円赤字になります。

これでは委託会社は運営ができませんからこの赤字を埋めるだけの管理費を要求することになるでしょう。

委託会社側では、利益を出す手法として人件費の削減や食材費の削減など様々シミュレーションをするわけですが、最終的に上図のようになったとして、管理費を要求するのですが、クライアント側でこの点について他社と比較することになるのです。

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このプロポーザルで決まったとすると、後はこの事業所運営を担当する責任者は具体的な検討に入ります。

バジェット(予算)

プロポーザルで決まった運営収支内容を、より精密に予算に落とし込み計算します。

直営方式でも同じような検討がなされると思います。要はつまり事業所運営には必ず予算があるということです。予算に基づいて日々運営がなされ、結果と予算を比較して乖離があれば修正を加えて適正な予算執行が行われるようにすることが運営責任者の仕事になると思います。

費用の捻出

一旦予算の執行が始まると途中から新たに費用が必要になっても簡単にその費用を確保するには、予算を管理している上長に対してそれなりの説明が必要になります。

例の老人保健施設では現場の栄養士さんが責任者として、上長さんにお願いするのでしょうが、老人保健施設では入居者(利用者)数が決まっているので(売上高が一定以上にはならない)費用が増加した分収支が悪化します。ですから、たとえそれが1000円であっても、ただ「お願いします」といってもそう簡単に許可はされないでしょう。

上で説明した予算の仕組みを理解すれば、どうしてその費用が必要なのか、その費用をかけることでどのように、例えばどれくらい残業時間を減らせるのか、その結果予算の収支バランスを崩さないで済むかを文書にして説明できれば(文書にしなければ「だめ」の一言で終わってしまう)、費用の捻出は難しくないでしょう。そして、そういうことができるあなた自身(栄養士としての)の評価も高まるでしょう。上の予算の中で一番大きな経費を占めるのが人件費ですが、人件費の調整だけではどうにもできない場合は次年度分の予算作成時期に合わせて、予算に新しく必要な費用を組み入れてもらうようにするのがベストでしょう。

事業所運営経費は10万円を超える金額の場合は固定資産として処理が必要になり簡単に許可はされないでしょう。10万円以下であれば消耗品や器具備品として計上できるので、そちらのほうが現実的だと思います。

 

その他、マクロ作成例

以下にご紹介するソフトは作成例と参考価格です。大体、このようなものであれば、この程度の価格になります、という感じです。
これらのソフトをこの価格で販売するということではありません。

作成例 電光掲示板 500円

VBA覚えたてのころ遊び半分で作ったソフト「電光掲示板もどき」

全体のコード行数 約100~150行

 

作成例 IEスクレイパー 3000円

ヤフオクIEデータ(オークション出品データ)を取り出してエクセルの表に書き出すツールです。

 

作成例 棚卸集計表 1000円

小規模食堂施設で利用できる棚卸集計、計算のためのツールです

全体のコード行数 約1000~1300行

 

作成例 データベース利用 食札印刷 1500円

小規模健康保健施設(デイケア等)の利用者データベースで食札を印刷するツールです

全体のコード行数 約2000~2500行

 

その他作成例 プレイストアにて販売のandroidアプリ、ベクター様にて販売のソフトもあります。ぜひ参考にしてください。

作成例 献立作成ソフト(VBA) 1200円

小規模給食施設で利用できる献立作成ソフトです。Excelで作成したレシピの作成、栄養価を自動的に計算して献立表を印刷するツール。
Cookカロ2の詳細情報 : Vector ソフトを探す!
Cookカロの強化第二版 先出のCookカロを大幅に改良したエクセルで作る栄養士のための献立作成お助けツール

 

作成例 献立作成ソフト(VS)2000円

上記献立作成を単独ソフトとしてVisualStudioで作成。
Cookカロ3の詳細情報 : Vector ソフトを探す!
エクセル版のcookカロから、VBでの単独アプリケーションへ進化しました

 

作成例 健康管理アプリ(Android)2500円

透析患者が栄養管理をしながら体重管理するための記録ツール。血圧のグラフ表示対応。
YourMeal - Apps on Google Play
A tool for dialysis patients who manages your diet

 

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結び・・・事業所運営について栄養士さんの基本的な考え方

事業所の運営について施設管理者が一番関心を持っているのはその事業所の収支が適正かどうかということです。料理が美味いか不味いかは美味いのが当たり前のことだから評価としては問題外です。

問題になるのはつまり運営に対するコストが適正かどうかということです。

栄養士さんが作ったレシピに対して適正なコストが計算されていてかつ、適正な人員配置で、決められた時間内に美味しく仕上げなくてはなりません。現場の栄養士さんは様々な手法を駆使して時間をかけて検討することが必要になります。

予算を作成し実施した献立のコストが適正だったかなどを検証したり、その後のシミュレーションをしたりすることが必要だと思います。それらの管理面での作業に役立つのがExcelなんです。

Excelでは表を作成しセルに計算式を設定して自動計算させるなど便利な機能を持っています。ある程度Excelを使った経験があれば、計算式の設定だけで複雑な予算表を作ることもそう難しくはないと思います。

更にExcelにはVBAというプログラミングによる高度なマクロを作成する機能が付属しています。そのマクロを作成することで、様々な表計算の作業を自動化したり連動させたりすることが可能です。マクロを作成するにはある程度のプログラミング技術の習得が必要ですが、VBAは初心者でも習得が容易ですからぜひ挑戦していただきたいと思います。

事業所の運営を計るには、栄養士さんの感に頼った計画だけでは月が明けたら結果的に大赤字だったという結果になりかねません。極小規模であれば感だけで上手く運営できることもあるでしょうが、それはたまたま上手くいっただけで次月も上手くいく保証はありません、なんとなく運営を続けていたら結果として1年たったら全く収支が合わなかった。ということになれば、栄養士としての評価はがた落ちです。

栄養士さんの仕事は献立を作ることなのは当たり前。しかし、作って終わりではなく、それだけでは全く不十分で現在では事業所の運営に深く関わり運営をコントロールできなければ献立を作る意味もなくなるということです。(それは管理栄養士の仕事です。という声も聞こえてきそうですが、違います。それはあなたの仕事です。いつも一つ上の仕事に挑戦し続けてほしいのです。)

 

事業所運営をコントロールする具体例

レシピのフードコスト

献立を立てるとき一番最初に作るのは、その献立の料理レシピです。

まず、その料理のレシピの合計フードコスト割合(F/C%)が幾らなのか計算できていることが大前提です。

毎月の月間献立があるとして、ある一週間分の献立の中で一日3食分のレシピがあるでしょう。その一つ一つのレシピが幾ら食材費がかかっているかわからなければ、一日のコストも一週間のコストもわからないのは当然です。

例えば、ある日にウナギの特別イベント食を実施したら翌日メニューはコストを工夫するのですが、レシピ原価が分からなければ、当然コストミックス計算もできないのでとんでもない結果になってしまうでしょう。

感や当てずっぽうでやっていては事業所運営をコントロールなどできはしません。月末に仕入伝票を集計してみてやっと材料費から割り出したコスト計算で十分でしょうか?

棚卸しはどうでしょう。お米や乾物、調味料などは一定量をパーストックするのが普通ですから棚卸ししなければ実際の食材使用量は計算できません。

 

書きかけ記事です

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